Effektive Meetings nur mit professioneller Moderation

Wenn Mitarbeiter tagtäglich von Besprechung zu Besprechung hetzen, um sich abends zu fragen, was man eigentlich den ganzen Tag gemacht hat, stellt sich irgendwann die Frage: Wieviele Meetings verträgt das Unternehmen?

Besprechungen sind wichtig für ein Unternehmen

Viele Unternehmen reagieren auf das Problem, indem sie einen Wochentag für Arbeit ohne Besprechungen reservieren. Eine solche Strategie geht am eigentlichen Problem aber vorbei, denn Meetings haben durchaus ihren Sinn. In Sitzungen werden Arbeitsergebnisse besprochen, Workflows optimiert, Ideen gebündelt und Aufgaben verteilt. Doch die in vielen Firmen gern geübte "amerikanische Variante" des entspannten, eher spontanen Gesprächs zwischen den Teilnehmern kostet nicht nur viel Zeit (und Kaffee), sondern ist den Zielen ihres Arbeitgebers auch wenig zuträglich. Kurzfristig wird der Ablauf des Tagesgeschäfts entflüssigt, auf Dauer sind Unternehmensziele gefährdet.

Eine Studie zum Einfluss des HR-Managements zum Unternehmenserfolg

Dass Meeting ihren Zweck in der Tat oft nicht erfüllen, belegte kürzlich eine Studie der Unternehmensberater Rochus Mummert mit dem Titel " Einfluss des HR-Managements auf den Unternehmenserfolg" in Zahlen. Von 70 HR-Führungskräften und 1.000 Arbeitnehmern mittelständischer deutscher Firmen waren 32 Prozent der Meinung, die Besprechungen bei ihrem Arbeitgeber nähmen zu viel Zeit in Anspruch und seien nicht produktiv. Mit der Meeting-Kultur ihres Arbeitgebers zufrieden waren sogar nur 20 Prozent. Die Studie wurde nach dem von Rochus Mummert gemeinsam mit Prof. Dr. Michael Martin von der Hochschule Rhein-Main entwickelten PIPS-Modell (Profit Impact of Personell Strategies) umgesetzt.

Warum scheitern so viele Meetings?

Die Gründe unprofessioneller Meetings liegen oft in fehlender Vor- und Nachbereitung der Sitzungsteilnehmer, meist aber in einer nicht professionell durchgeführten Moderation, zu deren Aufgaben Dinge gehören wie die Aufstellung einer Agenda, die anschauliche Visualisierung von Ergebnissen und die Setzung eines klaren Zeitrahmens. Sitzungen dauern oft zu lange, genauso wie die Wortbeiträge von Teilnehmern, die die Veranstaltung als Bühne für ihre Selbstdarstellung und zur Verbesserung ihrer Karrierechancen nutzen. Aus solchen und anderen Gründen werden solche Besprechungen von einigen Mitarbeitern in ihrem eigenen Sinne durchaus geschätzt, auch zum informellen Austausch und zur Kontaktpflege. Ihrem Unternehmen helfen sie damit kaum.

Methoden professioneller Moderation

Wer effektive Besprechungen umsetzen möchte, kann sich eines umfangreichen Methodenkatalogs bedienen. Neben der Formulierung einer klaren Zielstellung gehört dazu die Einführung ergebnisorientierter Kommunikation mit Fragetechniken und aktivem Zuhören, einem klaren Umgang mit Störungen, dem Einsatz von Impulsfragen, der Nutzung von Aufgabenstellungen und der Anwendung bestimmter Moderationstechniken. Über den Einzeltechniken steht als taktische Maßnahme die gezielte Steuerung der Teilnehmer in Richtung der Lösung der Fragen, die in der Agenda gestellt werden. Um Meetings professionell moderieren zu können, bedarf es in der modernen Unternehmenswelt vor allem mehr als nur eines gewissen Kommunikationstalents. Moderationsfähigkeiten sind Management-Know-how, das erlernt werden muss. Jedes Unternehmen sollte sich dieser Tatsache bewusst sein und die Fortbildung seiner Führungskräfte entsprechend dirigieren.

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